SkverFoto: Pexels.com - Ilustracija

Pet saveta kako da organizujete poslovni put

Autor: Srbijanka Stanković
09:00 | Subota, 01 04 2023

Bez obzira da li je u pitanju višednevna konferencija ili jednodnevni sastanak sa klijentom, za uspešan službeni put ključna je dobra organizacija. Ako odvojite malo vremena pre puta i sve dobro isplanirate verovatnoća da se na poslovnom putu javi neki problem biće svedena na minimum.

Pri planiranju uzmite u obzir sve faktore koji mogu imati uticaj na vaše poslovno putovanje. Ne dozvolite sebi da “sitnice” koje nisu vezane za sam posao odnosno sastanak, odmognu u njegovoj realizaciji. Krenite na vreme sa planiranjem, a mi vam dajemo 5 saveta koji će vam sigurno biti od pomoći kako biste uspešno organizovali put i boravak u drugom gradu. 

#1 Razmislite o vrsti prevoza koji vam je potreban i rezervišite ga na vreme

U zavisnosti od razdaljine koju treba da pređete kako biste stigli na odredište sastanka, na raspolaganju vam stoje različite vrste prevoza. Najčešće korišćeni su avionski, drumski i železnički. Ako letite avionom, potrudite se da što ranije rezervišite kartu, jer se može dogoditi da ostanete bez željenog mesta za let koji vam najviše odgovara. Sa druge strane, ako unapred znate vreme održavanja sastanka ili konferencije, bićete u mogućnosti da pronađete jeftiniju kartu za vaš let.

Kada je u pitanju drumski saobraćaj, za poslovna putovanja se najčešće koriste službeni automobili. To jeste dobra opcija ako su u pitanju relativno kraća putovanja. Međutim, ako je mesto održavanja sastanka nešto dalje i ako vam je on jako bitan, bolja opcija je da iznajmite udobno vozilo i svog ličnog vozača, odnosno rezervišete limo servis. To će vam omogućiti da se na miru na zadnjem sedištu limuzine dodatno pripremite za važan sastanak. Da još jednom ponovite i utvrdite bitne stvari, proverite dokumente, pa čak i da malo odremate dok putujete.

U svim većim gradovima u Srbiji postoje firme koje nude ovu vrstu usluge, pa tako na primer, ako vam je potreban limo servis u Nišu, jednostavno pretražite internet i pronađite kontakt podatke agencija koje nude ovu uslugu. Pri odabiru, obratite pažnju na recenzije i ocene koje je agencija dobila od strane klijenata, jer će vam samo vrhunska limo usluga biti od pomoći kada idete na poslovni put. Treba reći i da Kragujevac od pre par godina ima limo servis koji je osnovao grad. 

#2 Rezervišite smeštaj na vreme

Kada budete saznali da idete na poslovni put, što pre počnite sa pretragom i rezervacijom smeštaja. U velikim gradovima je ponekad, posebno u jeku turističke sezone, teže pronaći odgovarajući smeštaj. Sa druge strane, ako su u pitanju manji gradovi, možda bi nedostatak smeštajnih kapaciteta mogao da bude problem.

Najbolje bi bilo da pronađete adekvatan hotel ili hostel u blizini odredišta na kome je zakazan sastanak. To će vam omogućiti da na dan sastanka brzo dođete do mesta njegovog održavanja i smanjiti rizik da možda usled saobraćajne gužve zakasnite. Kašnjenje je jedan od načina da upropastite odličnu poslovnu priliku i može pokazati klijentu ili poslovnim saradnicima da ste neprofesionalni i da imate manjak poštovanja prema njima. Dakle, obavezno uzmite u obzir razdaljinu između objekta u kom ste odseli i mesta održavanja sastanka, gustinu saobraćaja i red vožnje javnog prevoz, ako ne koristite limo servis ili taksi.

Osim toga, ako ranije krenete sa rezervacijom hotela, velika je verovatnoća da ćete pronaći nešto što će vam biti finansijski isplativije. 

#3 Spakujte sav potreban materijal za sastanak

Ovo je jedna od primarnih stvari na koje treba da se fokusirate. Za poslovni sastanak će vam biti potrebna odgovarajuća dokumentacija kako biste prezentovali vaše poslovne ideje i preneli željene informacije klijentu.

To znači da će vam pored laptopa biti potreban i notes, ali i svi papiri koji su značajni za sam sastanak. Ako sve budete spakovali na vreme i dobro se organizovali što se tiče materijala koji vam je neophodan, imaćete više vremena da se fokusirate na sam sastanak i bićete produktivniji. U suprotnom ćete prevrtati po torbi, tražiti papire i nervirati se da li ste ih poneli i zašto ih baš sada ne možete pronaći. To će vam oduzeti puno dragocenog vremena koje možete iskoristiti na bolji način.

Pre nego što krenete na put, možda biste trebali i da na eksternom disku napravite kopiju svih važnih dokumenata koji će vam biti potrebni. Još bolja opcija je da ih pošaljete sebi na mail ili ih okačite na Google Drive kako bi vam bili dostupni u svakom trenutku i kako se ne biste nervirali ako ste neki od papira zaboravili.

Ako putujete u inostranstvo, ne zaboravite na pasoš i druga dokumenta koja su potrebna za ulazak u zemlju u kojoj želite da boravite. Ukoliko niste sigurni koji su dokumenti potrebni, informacije možete pronaći na sajtu ambasade željene zemlje ili ministarstva spoljnih poslova.

#4 Odredite budžet i potrudite se da ga ne prekoračite

Kada šalju svoje zaposlene na službeni put, kompanije uglavnom već obezbede prevoz i smeštaj i unapred isplate dnevnice. Međutim, ako to nije slučaj i ako vam se troškovi putovanja naknadno refundiraju, onda morate strogo voditi računa o njima. Dobro bi bilo da sa svojim pretpostavljenim porazgovarate ili da napismeno iz računovodstva dobijete papir šta se sve može refundirati kao putni trošak.

Vodite evidenciju o svim troškovima koje imate dok ste na službenom putovanju. Obavezno skupljajte račune za koje smatrate da su opravdani i na osnovu kojih vam mogu refundirati novac. To mogu biti karte za prevoz koji koristite, ulaznice ili kotizacije za događaj kojem prisustvujete ili računi za gorivo koje ste potrošili. Ako prekoračite budžet, odnosno sredstva ne trošite namenski, može se dogoditi da vam firma za koju radite neće platiti dodatne troškove. 

#5 Počnite da se prilagođavate vremenskoj razlici

Ako je u pitanju neko jako daleko poslovno putovanje, vrlo je verovatno da postoji i određena vremenska razlika koja vam može praviti probleme. Dok je na jednoj polovini Zemljine kugle dan, na drugoj je noć i vreme za spavanje. Kada stignete na mesto sastanka, možda ćete biti pospani, ne samo zbog dugog i napornog puta, već i zbog velike promene vremenske zone.

Zato bi bilo dobro da par dana pre puta počnete da menjate dan za noć. Drugim rečima, probajte da spavate i budite se u vreme kao da ste već u mestu održavanja sastanka. To bi vam moglo pomoći da ostanete fokusirani, skoncentrisani i odmorni za važan sastanak koji je pred vama kada stignete u mesto događaja.

Poslovna putovanja mogu biti prilično stresna, pogotovu ako su veoma važna ili ako vam je prvi put da službeno putujete. Ipak, ako pratite ove savete sigurni smo da će sve proći u najboljem redu. Počnite sa pripremom najranije što možete, makar to bio i najobičniji spisak stvari koje treba poneti sa sobom. Istražite što je više moguće o destinaciji na koju idete kako biste se lakše snašli. Želimo vam srećan put i puno uspeha na sastanku!