Na talasu Promena I: Kako da svoje poslovanje i organizaciju prebacite na rad od kuće?

Sreda, 01 April 2020 14:30Autor: InfoKGFoto: Ilustracija

U ovom tekstu upoznaćete se sa osnovama digitalne transformacije i tranzicijom vašeg poslovanja na rad od kuće. Iako će vam naizgled delovati jednostavno, proces transformacije biće kompleksan, jer iziskuje pre svega kontinuirano učenje, ne samo alata već i celokupnog načina poslovanja. Biće potrebno vreme da proces sami započenete, da sve svoje operacije prebacite u digitalni oblik, kao i da se prilagodite ovakvom načinu funkcionisanja.

ŠTA JE DIGITALNA TRANSFORMACIJA?

Digitalna transformacija je proces u kojem kompanije preispituju svoju upotrebu tehnologije, prelazeći na oblake, softvere, udaljene timove, aplikacije, veštačku inteligenciju itd. Drugim rečima, transformacija predstavlja promenu biznis modela, načina organizacije poslova i ljudi, komunikacije, skladištenja informacija, administracije i Integraciju svih raspoloživih digitalnih alata i tehnologija u vaš sistem. Naravno, nije moguće da se svaka kompanija prilagodi kompletnoj transformaciji. Neke kompanije ili uslužne delatnosti to ne mogu uopšte, ili vrlo malo, neke je moguće transformisati po sektorima i nivoima, a postoje i oni biznis modeli koji se 100% zasnivaju upravo na ovakvom načinu poslovanja.

ZAŠTO?

Sa obzirom na to da naše tržište očekuju velike promene u načinu poslovanja, te će mnoga mala i srednja preduzeća morati da pređu na rad od kuće, očekuje ih težak zadatak i veliki izazov. Krajnji cilj tog izazova jeste da zaposleni zadrže svoja radna mesta, da poslodavci ostave u životu svoje kompanije, a da se privreda ne zaustavi. Na prvom mestu, svim poslodavcima i zaposlenima biće potrebne informacije i znanja kako i na koji način mogu da transformišu svoj „Modus Operandi“. Takođe, postoje i mnogobrojne prednosti „remote“ rada, o kojima smo pisali ranije, a sve detalje možete da pogledate u tekstu.

ODAKLE DA POČNEM?

Pre svega je potrebno da izanalizirate koje to procese i procedure možete da transformišete u „online“. Sasvim sigurno, to su načini komunikacije - pisane, audio i video i održavanja sastanaka, to je razmena i skladištenje dokumenata i materijala, to je upravljanje timovima i organizacija zadataka, njihov monitoring, upravljanje vremenom, projektima, briga o vašim korisnicima, kompletno upravljanje podataka i infomacijama o njima, pa čak u mnogim slučajevima i distribuciju. 

PRIPREMA I TESTIRANJE

Na osnovu mogućnosti i potreba, potrebno je da sastavite spisak potrebnih alata, vremenski plan i sistematizaciju transformacije. Kako bismo vam skratili vreme i deo istraživanja, na kraju teksta predložićemo vam set alata za određene procese.

Kao i pri svakom projektu, nakon što ste definisali plan, potrebno je pristupiti pripremi.

Biće potrebno da pripremite način funkcionisanja, da definišete jasne procedure ko, šta, kako, kada, gde i zašto. Dobra organizacija ovakvih procedura biće jedna od ključnih aspekata daljeg poslovanja. U skladu sa tim, biće potrebno da pristupite transformaciji, integracijom potrebnih alata u vaš sistem. Pre nego što integrišete i ljude, biće potrebno da naučite osnove korišćenja, i da napravite plan integracije ljudi i njihovih uloga. Postepeno ih integrišite u sistem i pustite lidere da zajedno sa vama dizajniraju novi biznis model.

IZGRADNJA

Izgradnja je kontinuirani proces koji, rekli bismo traje tokom celokupnog životnog ciklusa ovakvog načina poslovanja. Pošto podrazumevamo da ste preduzeli sve prethodne korake, i da ste lično sebe i vaše ključne ljude osposobili za korišćenje alata i prelazak na „remote“, sada je vreme da integrišete ceo svoj tim, da ih ohrabrite, podučite i zajedničkim snagama izgrađujete celokupan sistem. Postepeno ih uključujte u različite alate, procese i procedure, kako bi transfer znanja uspeli da primenjuju na najbolji mogući način, kako bi nova organizaciona šema koju ste uspostavili u potpunosti uspela, i kako vaši ljudi ne bi bili zatrpani, da ne bi došlo do preopterećenja ili sagorevanja.

Imajte na umu da je tranzicija od izuzetnog značaja kao i način kako ćete to izvesti.

NETWORKING

Mnogi se pitaju kako ću sada da svoju strategiju networkinga sprovodim u delo.

Naravno, u periodima kada je sve normalno u našem okruženju, posećivaćemo događaje kao i ranije.

U vanrednim situacijama, poput ove sa virusom COVID-19, preorijentisaćemo se na digital, što je i tema ovog teksta.
Svi događaji, odvijaće se online, putem različitih platformi. Takve platforme imaju mogućnost komunikacije, tako da možete da da se upoznate sa drugima, razmenite svoja mišljenja, znanja, informacije. Takođe, ukoliko do sada niste (a trebalo je), krajnje je vreme da se registrujete na poslovnoj društvenoj mreži Linkedin. Sjajan je izvor informacija i znanja, možete direktno pronaći ljude sa kojima se želite povezati i na različite načine komunicirati. Mnogi biznisi i zarađuju putem ove društvene mreže, tako da ona predstavlja i dodatni izvor prihoda.

ALATI

Znam da ste sigurno više puta rekli, ajde kad će ti alati. Da biste sitgli do samih alata, potrebno je da shvatite vaše mogućnosti, potrebe i ovakav način funkcionisanja.

Navešćemo neke uz njihove glavne karakteristike. Korišćenje ovih alata je besplatno u njihovoj osnovnoj verziji. 

Trello: Virtuelna kancelarija, putem koje se mogu organizovati i delegirati zadaci različitim članovima timova i sektora, upravljanje vremenom, projektima, zaposlenima; 

Zoom, Skype, Yammer, Slack: Alati za komunikaciju između timova i pojedinaca, pisana, audio i video komunikacija uz razmenu materijala i sadržaja; 

Zoho: CRM- Upravljanje odnosa sa klijentima; 

Google Drive: Skladištenje materijala, dokumenata, mogućnost korišćenja kao radne površine;

Google Calendar: Upravljanje vremenom, organizacija sastanaka, vremenskih slotova...; 

Clockify: Alatka za praćenje utrošenog vremena u radu;

Calendly: Alatka za zakazivanje sastanaka, koja nudi slobodne vremenske termine drugoj strani, i automatski skladišti događaj u kalendar;

Grammarly: Personalni asistent za engleski; 

Team View: Mogućnost kolaboracije i manipulacije računarom svog kolege usled određenih poteškoća;

LastPass: Skladištenje šifara 

 

Autor: Strahinja Tirnanić 

Izvor: proman.rs

Najnovije vesti iz ove kategorije

f