Virtuelni asistent – zanimanje za savremeno doba

Da li ste čuli za zanimanje virutelni asistent ili virtuelna sekretarica? U modernom dobu punom izazova i mogućnosti za online poslovanja, od velike pomoći može biti da angažujete virtuelnog asistenta i iznajmite virtuelnu kancelariju.

S druge strane, ako nemate firmu i ne planirate da se otisnete u preduzetničke vode, a želite da razvijete karijeru u sferi koja tek raste – možete da prođete kroz obuku za virtuelnog asistenta i počnete da zarađujete pomažući ljudima da vode svoj posao.

Šta rade virtuelni asistenti, koja su njihova zaduženja i šta sve podrazumeva virtuelna kancelarija?

Pročitajte zbog čega će ova profesija biti sve traženija na tržištu rada u godinama koje slede.

Kakvo je to zanimanje virtuelni asistent?

Fraza “virtuelni asistent” uglavnom podrazumeva online i frilens posao – pružanje administrativnih usluga, i to van kancelarije klijenta. Dakle, kao virtuelna sekretarica možete raditi i od svoje kuće, sve dok imate pristup potrebnim dokumentima za planiranje i organizaciju posla poput zajedničkih kalendara.

Pored administrativnih poslova, virtuelni asistent može da vodi društvene mreže, upravlja sadržajem na zvaničnom sajtu vaše firme, da piše blogove ili pomaže u brendiranju i marketinškim strategijama. Tipični zadaci koje virtuelni asistent može da obavlja uključuju zakazivanje sastanaka, telefoniranje, organizovanje putovanja i upravljanje nalozima e-pošte.

Jedna od prednosti za poslodavce koji razmišljaju da angažuju virtuelnog asistenta jeste fleksibilnost sklapanja ugovora. Ne postoji “paket usluga” koji morate platiti, već formirate ugovor samo za usluge koje su vam potrebne.

Da li angažovanje asistenta podrazumeva i zakup virtuelne kancelarije?

Virtuelni asistenti postaju izuzetno traženo zanimanje, jer je sve više malih firmi i start-up kompanija koje se oslanjaju na usluge virtuelne kancelarije. Naime, za firme kojima ne treba fizički prostor za proizvodnju i pružanje usluga i koje imaju mogućnost da zaposle radnike tako da posao obavljaju od kuće, virtual office je odlično rešenje.

Troškovi zakupa virtuelne kancelarije mnogo su manji od iznajmljivanja poslovnog prostora. Pritom, možete registrovati firmu na nekoj prestižnoj lokaciji bez obzira gde radite – tako da imate poslovnu adresu u centru Beograda, na primer. Pored adrese, dobijate i poslovni broj telefona i prateće usluge kao što je prijem i prosleđivanje poziva, pošte i elektronske pošte.

U zavisnosti od toga šta vam je potrebno, uz osnovni paket usluga virtuelne kancelarije možete zatražiti i angažovati i asistenta. U tom slučaju, osim administrativne podrške možete računati i na to da će asistent umesto vas dogovoriti sastanke sa klijentima, obezbediti mesto za poslovne susrete, komunicirati sa javnim institucijama, državnim organima ili vas zastupati pred klijentima – ako takav ugovor sklopite. Takođe, neke virtuelne kancelarije podrazumevaju i pravne usluge i knjigovodstvene usluge, odnosno asistenta koji je specijalizovan za prava i knjigovodstvo.

Ako već imate registrovanu firmu i ne želite da promenite adresu, možete potražiti online sekretaricu i mimo virtuelne kancelarije. Frilens asistenti su onda u obavezi da plate i obezbede sopstvenu računarsku opremu, uobičajene softverske programe i brzi internet.

Koje su dužnosti virtuelnog asistenta?

Specifične dužnosti virtuelnog asistenta variraju u zavisnosti od potreba klijenta i uslova ugovora. Neki virtuelni asistenti se bave kancelarijskim i knjigovodstvenim poslovima, dok drugi mogu redovno da rade na vođenju i ažuriranju društvenih mreža. U slučaju da očekujete da asistent piše članke za vaš sajt, podrazumeva se da osoba koju angažujete ima talenat i potrebna znanja – pored pisanja, važno je da poznaje SEO, rad u Wordpress-u, odabir i postavljanje fotografija koje tekst prate i slično.

Ukoliko vam uz administrativan rad treba i personalna asistencija, onda možete zatražiti od asistenta da vam pomogne da organizujete lični kalendar ili da umesto vas rezerviše putovanje, stručni skup, konferenciju ili pak da bukira smeštaj ili avionski let. U opis posla mogu da uđu čak i zadaci personalne prirode kao što je kupovina poklona, poslovna nabavka itd.

Asistent sa iskustvom koji profesionalno pristupa poslu trebalo bi da bez problema organizuje poslovno putovanje ili sastanak, te da redovno radi na unosu i arhiviranju baze podataka. Na kraju, dužnosti i obaveze definišu se na početku saradnje, kao i način plaćanja angažmana.

Da li potrebno posebno obrazovanje za virtuelnog asistenta?

Premda ne postoje strogi kriterijumi da virtuelni asistent bude fakultetski obrazovana osoba, većina klijenata će tražiti osobe koje imaju visoko obrazovanje ili bar specijalizovanu obuku. Ako razmišljate o ovom zanimanju, imajte na umu da je veoma važno da budete tehnički potkovani, da su vaše kompjuterske veštine na zavidnom nivou – tj. da pored uobičajenog softvera odlično radite i u poslovnim programima.

Za virtuelne asistente koji se specijalizuju za knjigovodstvo, na primer, to podrazumeva veštine u osnovnim zadacima računovodstva. Za one koji su usmereni na vođenje društvenih mreža potrebna su znanja iz digitalnog marketinga i slično.

Kako je rad od kuće postao prihvatljiviji i za radnike i za poslodavce, sasvim je izvesno da će potražnja za kvalifikovanim virtuelnim asistentima biti sve veća.

Prednosti virtuelnog asistenta

Bilo da zakupite virtuelnu kancelariju i angažujete asistenta u okviru tog paketa ili da unajmite samo virtuelnu sekretaricu – vaša firma će imati benefite zbog tog poteza. Fleksibilnost je jedna od vodećih prednosti – jer možete sklopiti ugovor samo za usluge koje su vam konkretno potrebne. Takođe, umesto da plaćate asistenta po satu, možete ga plaćati po obavljenom zadatku. U tradicionalnom kancelarijskom okruženju zaposlene biste morali da platite za fiksni broj sati dnevno, odnosno mesečno.

Preduzetnicima početnicima, ali i vlasnicima firmi uopšte može i te kako biti od koristi da prepuste administrativne ili marketinške poslove osobi koja je vešta u njihovom obavljanju. Tako će uštedeti dragoceno vreme i moći da se fokusiraju na razvoj poslovanja i povećanje prihoda. Dakle, nema ometanja u vidu elektronske pošte, poziva, niti razmišljanja o tome na koji način da isplanirate objave na Fejsbuku ili Instagramu.

Ako unajmite asistenta ostavićete ozbiljan i profesionalan utisak na svoje klijente i poslovne partnere. U slučaju da uz to zakupite i virtuelnu kancelariju – efekat će biti još bolji.